Enregistrer un contrat de bail
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Enregistrement
Vous pouvez faire enregistrer un contrat de bail facilement et rapidement via MyMinfin.
Il est même possible d’enregistrer le contrat de bail d’un membre de votre famille ou d’un ami, même si vous n’êtes pas personnellement concerné par le contrat.
- Connectez-vous sur MyMinfin.
- Cliquez sur « Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) » dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers ».
- Dans le menu à gauche, cliquez sur « Contrats de location » et puis sur « Déposer votre contrat ».
- Entrez les données demandées.
- Chargez une copie de votre contrat de bail au format PDF. Il peut également être signé électroniquement avec l’eID.
- Envoyez votre demande.
Vous recevrez ensuite un accusé de réception de votre demande, mais à ce stade votre demande n’est pas encore enregistrée. Nous encodons les données importantes du contrat de bail dans un registre officiel. Une fois que nous avons traité votre demande, vous recevrez une preuve d’enregistrement (également appelée relation d’enregistrement). L’accusé de réception et la relation d’enregistrement sont souvent envoyés en même temps.
Si votre demande s’avère incomplète, nous vous enverrons une demande de renseignements complémentaires ou nous refuserons votre demande.
Vous ne pouvez pas déposer votre contrat de bail via MyMinfin ? Vous pouvez faire enregistrer votre contrat de bail par courrier.
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Que faire si vous recevez un message d'erreur lors du téléchargement de votre PDF ?
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Le pare-feu du SPF Finances s'est méfié de votre PDF et bloque son envoi car quelque chose semble suspect.
Très probablement, votre fichier est soit endommagé, soit il cache potentiellement un virus indésirable. La seule chose que vous pouvez faire maintenant est de scanner à nouveau votre PDF. Pour ce faire, utilisez un ordinateur bien protégé avec un programme antivirus. Recommencez ensuite votre enregistrement sur MyRent depuis le début et essayez à nouveau de télécharger le fichier.
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Comment puis-je recevoir une copie d’un contrat de bail ou une preuve d’enregistrement ?
Copie d’un contrat de bail ou d’un état des lieux
Avez-vous perdu le document original ? Ne vous inquiétez pas : vous pouvez toujours prouver ce qui a été enregistré avec une copie du contrat de bail ou d’un état des lieux.
Vous pouvez la consulter facilement et gratuitement et la télécharger via MyMinfin :
- copie du contrat de bail enregistré sous l’onglet « Mon habitation » > « Gérer mes baux de location » ;
- copie de l’état des lieux enregistré (et contrats de bail) via l’onglet « Mes documents » et à l’aide du filtre « Contrat de bail et état des lieux signés ».
Preuve d’enregistrement
Avez-vous besoin d’une preuve d’enregistrement (également appelée « relation d’enregistrement ») ? Avez-vous des doutes quant à l’enregistrement d’un contrat de bail ou d’un état des lieux auprès de nous ? Vous pouvez en être sûr en nous demandant ce que l’on appelle une « relation d’enregistrement ». Le contrat de bail ou l’état des lieux figure dans nos registres ? Nous vous en donnons la confirmation et vous recevez une preuve d’enregistrement. Nous ne trouvons rien ? Dans ce cas, vous en recevez une déclaration officielle. Pratique, si vous voulez être fixé.
Attention : la demande est toujours payante, même si aucun document n’est retrouvé.
1. Remplissez le formulaire de demande.
Téléchargez le formulaire de demande et remplissez-le intégralement.
Assurez-vous de bien préciser en quelle qualité vous agissez et de joindre les documents justificatifs nécessaires :
- Partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (seulement si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier).
- Ayant droit d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (seulement si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier) et une preuve de votre qualité d’ayant droit (carnet de mariage, acte de naissance, certificat ou acte d’hérédité, etc.).
- Mandataire ou représentant légal d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de la carte d’identité du signataire et une preuve de votre mandat.
- Mandataire ou représentant légal d’un ayant droit d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de la carte d’identité de l’ayant droit, une preuve de sa qualité d’ayant droit (carnet de mariage, acte de naissance, certificat ou acte d’hérédité, acte notarié, etc.) et une preuve de votre mandat.
- Tiers (mandaté par le juge de paix) : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier). Joignez également à ce formulaire l’ordonnance du juge de paix qui démontre que vous pouvez recevoir la copie ou l’extrait.
2. Soumettez votre demande.
Vous pouvez le faire rapidement et facilement en ligne via MyMinfin.
Enregistrez le formulaire, y compris les éventuelles annexes, en un seul fichier PDF et signez-le avec votre carte d’identité électronique.
Allez sur MyMinfin.be et soumettez le PDF via « Mes interactions » > « Soumettre un document ou répondre à un courrier » > « Je n’ai pas de code de service ». Choisissez ensuite le type de document « Demande de copie d’un document ou d’une recherche » dans la liste.
Vous ne pouvez pas déposer votre formulaire de demande en ligne via MyMinfin ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours l’envoyer par courrier. Remplissez le formulaire, signez-le et envoyez-le avec les éventuelles annexes. Cherchez les coordonnées du service compétent dans notre guide des bureaux. Saisissez le nom ou le code postal de la commune où se situe le bien immobilier.
3. Payez la rétribution.
Nous vous enverrons le bulletin de virement avec le montant à payer de :
- 5 euros pour une copie d’une preuve d’enregistrement (ou relation d’enregistrement)
- 10 euros pour une copie du contrat de bail ou de l’état des lieux.
Vous recevrez ce formulaire via votre eBox (MyMinfin) ou par courrier.
4. Ce n’est qu’une fois que vous aurez effectué le paiement que nous traiterons votre demande et que nous vous enverrons la copie.
Après le paiement, vous recevrez la copie dans un délai de 30 jours civils.
Nous ne pouvons pas vous rembourser, même si nous ne trouvons pas d’acte enregistré lors de notre recherche.
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Le bailleur doit également faire enregistrer l’état des lieux.
L’enregistrement est gratuit si l’immeuble est affecté exclusivement à l’habitation :
- Présentez l’état des lieux en même temps que le contrat de bail.
- Présentez l’état des lieux après le contrat de bail, auquel vous joignez alors une copie du contrat de bail déjà enregistré gratuitement ou d’une déclaration stipulant que le contrat de bail a déjà été enregistré gratuitement.
Si l’état des lieux est lié à un contrat de bail autre qu’exclusivement réservé à l’habitation, vous paierez 50 euros de droits d'enregistrement.
Vous ne devez pas faire enregistrer les annexes obligatoires au contrat de bail.
Mais si vous les joignez au contrat, vous devez suivre les règles suivantes :
- Les annexes relatives aux conditions minimales en termes de qualité seront enregistrées gratuitement, même si le contrat ne les mentionne pas. En Flandre, cette annexe n’est d’ailleurs plus obligatoire. Il s’agit d'une copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 et de l’annexe reprise dans l’arrêté royal du 4 mai 2007.
- Les autres annexes, comme le certificat de performance énergétique, seront enregistrées gratuitement pour autant que le contrat de bail les énumère.
Obligations
Le bailleur doit faire enregistrer le contrat de bail.
Le locataire peut également faire enregistrer le contrat de bail si le bien immobilier loué est affecté exclusivement à l’habitation, mais il n’est pas légalement tenu de le faire.
Il n’est dans certains cas, tels que lors de la location d'un kot ou d’une seconde résidence, pas obligatoire de faire un contrat de bail par écrit. Par conséquent, si aucun contrat de bail n’a été rédigé, il n’est évidemment pas obligatoire de procéder à l’enregistrement.
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Que doit contenir mon contrat de bail ?
Un contrat de bail doit reprendre un certain nombre d’informations obligatoires. Sans ces informations, nous ne pouvons pas enregistrer le contrat de bail.
Les parties
Le bail doit reprendre les informations personnelles du (des) locataire(s) et du (des) bailleur(s) :
- Prénoms ;
- Nom de famille ;
- Date de naissance ;
- Lieu de naissance ;
S’agit-il d’une personne morale ? Le cas échéant, les informations suivantes doivent être reprises :
- Numéro d’entreprise ;
- Dénomination sociale ;
- Adresse du siège social.
L’entreprise n’a pas encore de numéro d’entreprise ? Le cas échéant, l’adresse du siège social est nécessaire, ainsi qu’une preuve de non-attribution du numéro d’entreprise dans l’acte ou dans une déclaration supplémentaire au bas de l’acte.
Le bien loué
Le contrat de bail doit reprendre les informations suivantes :
- Adresse complète ;
- Description de tous les espaces et parties du bien qui font l’objet du contrat de bail ;
- De préférence également, les données cadastrales.
La location convenue
Le contrat de bail doit reprendre clairement les informations suivantes concernant la location :
- Date de début de la location (jour, mois et année) ;
- Durée du contrat de bail (de préférence avec la date de début et de fin) ;
- Montant du loyer (loyer et charges).
La signature
Enfin, le contrat de bail doit reprendre les informations suivantes :
- Date de signature du contrat (jour, mois et année) ;
- Signature(s) du (des) locataire(s) ;
- Signature(s) du (des) bailleur(s).
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Selon la situation, le contrat de bail doit être enregistré entre deux et quatre mois après la signature du contrat.
Par exemple, si vous louez une maison ou un appartement affecté exclusivement à l’habitation, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.
Pour tous les autres contrats de bail, vous devez enregistrer le bail dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat. Il s’agit par exemple :
- d’une maison attachée à un magasin ou à un bureau à des fins professionnelles
- d’un commerce
- d’un bâtiment d’entreprise
- d’un terrain
- d’une place de parking
Si le dernier jour de ce délai tombe un week-end ou un jour férié, le délai est reporté en votre faveur au jour ouvrable suivant.
Par exemple : si vous signez un contrat de bail commercial le 1er février 2024, le délai d’enregistrement est en principe fixé au 1er juin 2024. Mais comme cela tombe un samedi, le délai est reporté au lundi 3 juin 2024.
Le coût de l’enregistrement dépend également de la situation.
L’enregistrement d'un contrat de bail d’une maison ou d’un appartement affecté exclusivement à l’habitation est gratuit.
L’enregistrement de tout autre contrat de bail (par exemple, un immeuble commercial ou une place de parking) est payant. Vous devez payer un droit d'enregistrement de 0,2 % sur le montant total du loyer et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail (avec un minimum de 50 euros).
Veillez à payer ces droits d’enregistrement à temps, dans le délai de quatre mois, pour éviter de devoir payer une amende.
Exemple : vous enregistrez un contrat de bail de trois ans avec un loyer de 900 euros par mois et de 100 euros de charges par mois :
- Le montant total sur lequel nous calculons les droits d’enregistrement est de 36.000 euros (36 mois x 900 euros + 36 mois x 100 euros).
- Vous devez donc payer 72 euros de droits d'enregistrement (36.000 euros x 0,2 %).
Exception : Si vous louez un immeuble qui est en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (comme un commerce ou un bureau), le coût dépend du nombre de contrats de bail que vous signez :
- Pour un seul contrat de bail pour l’ensemble du bâtiment, vous devez payer des droits d'enregistrement pour les deux parties.
- Pour deux contrats de bail distincts (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), nous enregistrons gratuitement le contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation et vous ne payez des droits d’enregistrement que pour le contrat de bail relatif à d’autres fins.
Protection légale
L’enregistrement du contrat de bail présente des avantages tant pour le locataire que pour le bailleur. Une fois que le contrat de bail est enregistré, il est contraignant pour les deux parties. Même la personne qui n’a pas signé le contrat de bail enregistré doit le respecter.
Sur MyMinfin, vous pouvez vérifier en ligne si votre contrat de bail est enregistré.
Protection du locataire
Si vous louez une habitation et que le bailleur souhaite vendre l’immeuble, le nouveau propriétaire devra respecter le contrat de bail enregistré. Dès lors, le nouveau propriétaire ne pourra donc pas vous déloger en un claquement de doigts.
Protection du bailleur (ou propriétaire)
Si vous louez une habitation avec un contrat de bail enregistré pour une période de plus de trois ans, le locataire doit respecter un délai de préavis pour mettre fin au contrat de bail. Le bailleur bénéficie ainsi dans une certaine mesure d’une stabilité et protection.
De même, si vous donnez un bien en location à titre d’habitation et à d'autres fins (comme un commerce ou un bureau), il est important d’enregistrer le contrat de bail. De cette manière, l’impôt sur le revenu est calculé et imposé séparément pour les deux parties du bien. Si le contrat n’est pas enregistré, l’ensemble du revenu locatif net devient imposable.