Faire enregistrer un acte sous signature privée

Un acte sous signature privée, aussi appelé acte sous seing privé, est un document établi par les parties sans l’intervention d’un notaire. Il s’agit d’un document écrit établi et signé entre des parties qui peut servir de preuve que ces parties ont conclu un accord.
Faire enregistrer mon acte sous signature privée

  • Lorsque des parties concluent un accord, celui-ci est contraignant, même s’il s’agit d’un accord oral. Si l’une des parties conteste l’existence ou le contenu de l’accord, la partie qui cherche à le faire appliquer doit être en mesure de prouver son existence ou son contenu. Dans ce cas, il est intéressant d’avoir un document signé et enregistré par les parties qui peut fournir la preuve nécessaire.

    Bon à savoir :

    Demande d’enregistrement d’un acte sous signature privée

    Vous pouvez facilement présenter votre acte sous signature privée pour enregistrement via MyMinfin.be. C’est la manière la plus rapide pour votre demande.

    Bon à savoir :

    • Si vous faites traiter un acte par votre notaire, il s’agit d’un acte authentique.
      Dans ce cas, le notaire s’occupe en principe de l’enregistrement.
    • Vous pouvez enregistrer l'acte au nom d’un membre de votre famille ou d’un ami, même si vous n’êtes pas personnellement concerné.

    1. Connectez-vous sur MyMinfin.

      Si nécessaire, toujours sur la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Mes interactions » et ouvrez la rubrique « Soumettre un document ou répondre à un courrier ».

    2. Indiquez que vous souhaitez présenter un acte sous signature privée pour enregistrement.

      1. Choisissez l’option « Je n’ai pas de code de service ».

        Votre acte sous signature privée concerne un bien immobilier

        Il s’agit d’actes sous signature privée portant sur une propriété, un usufruit, une superficie, une emphytéose, un droit d’usage et d’habitation ou une servitude d’un bien immobilier situé en Belgique.

        Dans le menu déroulant, choisissez l’option « Acte sous signature privée d’un bien immobilier ».

        Indiquez le code postal du bien immobilier. Pour un acte sous signature privée couvrant plusieurs biens immobiliers avec des codes postaux différents, vous devez déposer l’acte pour chaque code postal séparément.

        Vous avez un autre acte sous signature privée

        Il s’agit de tout document que vous souhaitez présenter pour enregistrement. Par exemple, si vous présentez un texte manuscrit pour enregistrement, ce document sera enregistré auprès de l’administration après paiement des droits d’enregistrement. Cela signifie que vous pourrez prouver ultérieurement que votre texte manuscrit existait déjà le jour de l’enregistrement.

        Dans le menu déroulant, choisissez l’option « Autre acte sous signature privée ».

        Indiquez le code postal du domicile de l’une des parties.

      2. Choisissez de soumettre le document en votre nom ou au nom d’une autre personne. Ce choix détermine l’endroit où le document sera sauvegardé et accessible par la suite : dans les documents de votre propre MyMinfin ou dans ceux de l’autre personne.
      3. Cliquez sur « Suivant ».

    3. Joignez un PDF de l’acte signé avec les signatures de toutes les parties.

      Vous pouvez télécharger un seul document au format PDF (acte et annexes regroupés en un seul PDF). Il peut s’agir d’une copie de l’acte avec les signatures manuscrites de toutes les parties ou d’un exemplaire original avec les signatures électroniques (certificat eID) de toutes les parties.

    4. Envoyez le document.

      Cliquez sur « Soumettre ».

      Dans l’onglet « Mes documents », vous (ou la personne pour laquelle vous avez soumis le document) trouverez le document et sa date d’envoi. Vous pouvez également y télécharger le document à tout moment.

  • Si l’acte sous signature privée remplit les conditions légales, vous recevrez l’invitation à payer (le cas échéant) et la preuve de l’enregistrement dans la rubrique « Mes documents » de MyMinfin. Si votre eBox est activé, vous recevez une notification dès que le document est disponible. Vous recevrez également toujours une invitation à payer par courrier.

    Vous ne pouvez pas envoyer le document en ligne via MyMinfin ? Vous pouvez également envoyer le document par courrier.

    • Où puis-je trouver le document que j’ai envoyé via MyMinfin ?

      Dans l’onglet « Mes documents », vous retrouvez le document présenté et la date de la demande d’enregistrement.

      Vous pouvez également télécharger ce document.

    • Quand mon acte sous signature privée sera-t-il enregistré ?

      Nous enregistrons votre acte sous signature privée si celui-ci satisfait aux conditions légales.

      Région flamande

      Nous enregistrons l’acte sous signature privée :

      • à la date de réception du document via MyMinfin ou par courrier si nous recevons ce document pendant nos heures d’ouverture (un jour ouvrable jusqu’à 12 h) ;
      • le jour ouvrable suivant si nous recevons le document en dehors de nos heures d’ouverture (un jour ouvrable après 12 h, pendant le week-end ou un jour de pont ou un jour férié).

      Nous transmettons ensuite le document enregistré au Service fiscal flamand, qui demande à son tour la taxe due.

      Région de Bruxelles-Capitale et Région wallonne

      Nous enregistrons l’acte sous signature privée après paiement des droits d’enregistrement sur notre compte. Pour connaître le montant exact des droits d’enregistrement et le numéro de compte, une invitation à payer vous sera envoyée par courrier. Si votre eBox est activé, vous recevez également une notification dans votre eBox dès que le document est disponible.

      Quand votre acte sous signature privée est enregistré, vous recevrez la preuve de l’enregistrement :

      • de manière numérique pour un acte sous signature privée présenté via MyMinfin ;
      • sur papier en cas de présentation par courrier.

    • Comment puis-je recevoir une copie d’un acte sous signature privée enregistré ou une preuve d’enregistrement ?

      Avez-vous perdu le document original ? Ne vous inquiétez pas : vous pouvez toujours prouver ce qui a été enregistré avec une copie de l’acte.

      Avez-vous des doutes quant à l’enregistrement d’un acte auprès de nous ? Vous pouvez en être sûr en nous demandant ce que l’on appelle une « relation d’enregistrement ». L’acte figure dans nos registres ? Nous vous en donnons la confirmation et vous recevez une preuve d’enregistrement. Nous ne trouvons rien ? Dans ce cas, vous en recevez une déclaration officielle. Pratique, si vous voulez être fixé.

      Attention : la demande est toujours payante, même si aucun document n’est retrouvé.

      1. Remplissez le formulaire de demande.

      Téléchargez le formulaire de demande et remplissez-le intégralement.

      Assurez-vous de bien préciser en quelle qualité vous agissez et de joindre les documents justificatifs nécessaires :

      • Partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (seulement si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier).
      • Ayant droit d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (seulement si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier) et une preuve de votre qualité d’ayant droit (carnet de mariage, acte de naissance, attestation ou acte d’hérédité, acte notarié, etc.).
      • Mandataire ou représentant légal d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de la carte d’identité du signataire et une preuve de votre mandat.
      • Mandataire ou représentant légal d’un ayant droit d’une partie directement concernée : veuillez joindre une copie recto verso de la carte d’identité de l’ayant droit, une preuve de sa qualité d’ayant droit (carnet de mariage, acte de naissance, attestation ou acte d’hérédité, etc.) et une preuve de votre mandat.
      • Tiers (mandaté par le juge de paix) : veuillez joindre une copie recto verso de votre carte d’identité (si vous apposez une signature manuscrite ou si vous l’envoyez par courrier). Joignez également à ce formulaire l’ordonnance du juge de paix qui démontre que vous pouvez recevoir la copie ou l’extrait.

      2. Soumettez votre demande.

      Vous pouvez le faire rapidement et facilement en ligne via MyMinfin.

      Enregistrez le formulaire, y compris les éventuelles annexes, en un seul fichier PDF et signez-le avec votre carte d’identité électronique.

      Allez sur MyMinfin.be et soumettez le PDF via « Mes interactions » > « Soumettre un document ou répondre à un courrier » > « Je n’ai pas de code de service ». Choisissez ensuite le type de document « Demande de copie d’un document ou d’une recherche » dans la liste.

      Vous ne pouvez pas déposer votre formulaire de demande en ligne via MyMinfin ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours l’envoyer par courrier. Remplissez le formulaire, signez-le et envoyez-le avec les éventuelles annexes au service compétent. Cherchez dans notre guide des bureaux les coordonnées du

      3. Payez la rétribution.

      Nous vous enverrons le bulletin de virement avec le montant à payer de :

      • 5 euros pour une copie d’une preuve d’enregistrement (la relation d’enregistrement) ;
      • 10 euros pour une copie de l’acte sous signature privée.

      Vous recevrez ce formulaire via votre eBox (MyMinfin) ou par courrier.

      4. Ce n’est qu’une fois que vous aurez effectué le paiement que nous traiterons votre demande et que nous vous enverrons la copie.

      Après le paiement, vous recevrez la copie dans un délai de 30 jours civils.

      Nous ne pouvons pas vous rembourser, même si nous ne trouvons pas d’acte enregistré lors de notre recherche.

Voir aussi

Besoin d'aide?

Je n’ai pas trouvé de réponse à ma situation.